Monthly Archives: aprilie 2017

„Haos“ în modul de creare a programului de lucru într-o companie, înainte ca totul să fie în regulă

„Haos“ în modul de creare a programului de lucru într-o companie, înainte ca totul să fie în regulă

Category : Ştiri

Încă din Antichitate oamenii au învăţat cum să folosească seminţele de floarea-soarelui, astfel încât, după procesele tehnologice de prelucrare să fie extras uleiul din ele. În zilele de astăzi, uleiul se numără printre produsele cele mai consumate în ţara şi procesele tehnologice de prelucrare se realizează în mod diferit pentru fiecare companie.
Prelucrarea acestei materii prime necesită ca schimburile de lucru ale angajaţilor să fie mai lungi, necesită rămânerea lor după program sau să fie la dispoziţie de a fi chemaţi la servici în orice moment.
Povestea pe care vă vom spune astăzi constă în experienţa împărtăşită de către managerului unei întreprinderii, care produce ulei vegetal din principala materie primă floarea-soarelui, precum şi produse intermediare – semifabricate. În compania lui lucrează profesionişti care participă în recoltarea culturilor de floarea soarelui, în extracţia uleiului şi în trasportarea lui la mai multe pieţe. Aceasta necesită un program de lucru non-stop, care depinde de programul de lucru al TIR-urilor şi a porturilor prin care compania a transportat produsul său.
Procesul de producţie a fost bazat pe înaltă tehnologie şi vânzările au crescut, dar totuşi conducerea firmei a întâlnit probleme serioase.

Ce poate împiedica succesul unei întreprinderi care funcţionează bine?

Managerul întreprinderii respective a spus că lipsa de mijloace prin care să se organizeze şi să raporteze timpul de munca a personalului, s-a dovedit a fi o problema gravă.
De exemplu, atunci când era necesară repararea echipamentelor sau existau transferuri de volume dintr-un rezervor la altul din cauza unei comenzi sau livrări urgente, aceste creau conflicte între angajaţi. Acest lucru se întâmpla din cauza vechilor metode de elaborare a programelor de lucru.
Prima şi cea mai veche metodă a constat în folosirea unui caiet mare, în care au fost înregistrate numele angajaţilor, schimburi, ore de lucru, absenţe pentru fiecare lună, iar toate calculele se efectuau cu un calculator. Se făceau multe greşeli încă din înregistrarea lor, care conducea la incoerenţa datelor, iar trimiterea lor către software-ul de salarizare, chiar nu putea avea loc.
Odata ce a aflat că aceasta metodă nu funcţionează, managerul a deciz să folosească foaia de lucru în Excel, dar a fost dezamăgit, deoarece a aflat că în acest program rândurile, coloanele şi sheet-urile sunt limitate, şi tot timpul era necesar să se creeze o nouă foaie de lucru. În Excel calculele se făceau utilizând formule în celule, iar atunci când unul dintre angajaţii avea nevoie de concediu medical, aceasta tot a fost o problemă.
În ambele metode nu a existat nici un semn care să sugereze că unul dintre angajaţii va fi absent şi că trebuie să fie înlocuit de cineva. Lipsea o bază de date unică cu o istoricul angajaţilor, precum şi reglementările din legislaţia muncii.
Singură soluţie în acest moment a fost descoperirea unui software care să rezolve toate problemele care pot interveni, privind programul de lucru, managementul şi evidenţa timpului de muncă, optimizarea procesului de lucru şi creşterea productivităţii, precum şi lipsa sau excesul de personal.

Ce măsuri a luat managerul pentru a îmbunătăţi situaţia?

Managerul respectiv a auzit de la nişte colegi de un astfel de software pentru creare program de lucru şi gestionare a timpului de muncă. Ceea ce au spus ei despre produsul este că va optimiza timpul de lucru al angajaţilor pentru fiecare lună, astfel încât să nu creeze tensiuni între aceştia şi procesul de muncă ar fi mai bine organizat.
Patronul companiei a luat decizia de a cumpăra programul şi de a folosi toate funcţionalităţile sale. Şefii echipelor din firma au fost învăţaţi să lucreze cu programul, ceea ce s-a întâmplat rapid şi uşor cu ajutorul echipului de suport tehnic de la compania GeoCon.
Foarte curând, după instalarea software-ului şi crearea primelor programe de lucru au fost optimizate procesele de lucru şi într-o etapă ulterioară s-au economisit banii care se cheltuiau pe ore suplimentare şi munca de noapte. O mare parte din angajaţii companiei au rămas satisfăcuţi , în acest sens, că au reuşit să meargă în concediu atunci când au avut nevoie de el, fără a fi afectat procesul tehnologic.
Acum managerul întreprinderii respective recomanda altor companii din sectorul de producţie, să optimizeze şi ei procesele de lucru în echipele sale, prin punerea în aplicare a programului Geocon PlanProfessional.


^889CC08CA001A476A1EF7996F2D95DA0201E4EC01AD531363A^pimgpsh_fullsize_distr

Avantajele programului Geocon PlanExpent în comparaţie cu program de lucru făcut în Excel

Category : Ştiri

Multe companii din România folosesc Excel pentru a crea programul de lucru al angajaţilor săi. În articolul de astăzi vom dezvălui avantajele software-ului specializat pentru crearea unui astfel de program – Geocon PlanExpert în comparaţie cu cel creat în Excel.

Ce este necesar pentru a crea un program de lucru al unei organizații?

Înainte de întocmirea programului (graficului) de lucru al angajaţilor într-o organizaţie trebuie mai întâi să se analizeze structura ei, modul de lucru în ea, nivelurile departamentelor, schimburile, gărzile, absenţele şi să se facă compilarea de algoritmi pentru referinţele specifice în unitatea respectivă. Este foarte important ca aşa-numitele date de bază să fie stabilite în mod corect de la început, pentru a avea o bază bună înainte de a începe lucrul cu programul.
În următoarele rânduri vom compara program de lucru introdus în ambele programe pentru a înţelege modul în care acestea funcţionează şi care sunt avantajele programului PlanExpert.

Comparaţii de programe de lucru făcute în Geocon PlanExpert cu cele făcute în Excel:

  • În PlanExpert puteţi verifica dacă programul este în conformitate cu cerinţele legale;
  • Geocon permite rularea simultană a mai multor utilizatori;
  • În Geocon există 160 de nivele de acces şi informaţiile se blochează în mod selectiv;
  • Excel nu poate importa informaţii de la sistemul de control acces pentru a întocmi foaia colectivă de prezenţă;
  • În Excel se folosesc destul de des diferite tipuri de formule, mai ales atunci când este necesar să se calculeze ceva (în cazul nostru ar putea fi ore de lucru). Există posibilitatea ca un angajat care nu este foarte familiarizat cu funcţiile în Excel să şteargă aceste formule, astfel, poate perturba informaţiile existente şi să trebuiască aceste formule să fie făcute din nou;
  • În Geocon Plan Expert putem calcula cu uşurinţă durata timpului de muncă şi orele suplimentare din cadrul perioadei de referinţă (transfer automat de la o lună la alta), in timp ce tabelele în Excel sunt lunare (în cazul în care nu sunt lunare, sunt prea complexe);
  • Excel deţine doar o singură formă de imprimare (ceea ce se vede pe ecran), în timp ce Ceocon poate face o varietate de imprimări (cu ascundere sau adăugare de informaţii suplimentare). Imprimările pot fi individuale (care afişează programul de lucru a unei singure pesoane) şi pot fi trimise prin e-mail;
  • Software-ul oferă multe funcţionalităţi profesionale, tematice care nu există în Excel;
  • Este mai uşor să înveţi pe cineva să lucreze cu GeoCon decât cu Excel;
  • Excel-formele de la mai multe departamente se consolidează/generalizează greu pentru întreaga unitate – în GeoCon rapoartele pentru întreaga companie sunt uşor de făcut;
  • Programul permite ca toate informaţiile pentru un angajat să fie adunate într-un singur loc. Acest lucru se poate face şi în Excel, într-o oarecare măsură, dar nu la fel de bine sistematizat;
  • PlanExpert elimină posibilitatea de a nu salva orice modificare în plan. În Excel din neatenţie, este posibil să uităm să apăsăm butonul „Save“ şi toate lucrările noastre pe un fişier să dispară;
  • Foaia colectivă de prezenţă în Excel este greu de a fi importată în software-ul de salarizare (sau este imposibil, în cazul în care este modificată structura sau conţinutul);
  • Uneori, nu de multe ori, în Excel fişierul poate fi „rupt“. De exemplu, dacă mulţi utilizatori încearcă să intre simultan. Acest lucru nu este ireparabil, dar din nou va crea inconveniente şi dificultăţi;
  • Pentru a lucra cu Excel trebuie instalat (achiziţionat) MS Office pentru fiecare loc de muncă, ceea ce poate fi o soluţie mai costisitoare decât Geocon – la noi licenţierea nu depinde de numărul locurilor de muncă;
  • Dacă este necesar ca în Excel simultan sau secvenţial într-un fişier să lucreze două operatori, aceasta va fi o condiţie pentru erori grave. În Geocon PlanExpert putem urmări cine, când, unde şi ce a făcut în program.

Excel este una dintre cele mai populare programe pentru creare program de lucru, dar este prea limitată ca oportunităţi de a combina tot ceea ce însoţeşte lucrarea cu un grafic de lucru. Chiar dacă există multe formule, nu se poate acoperi întregul proces de întocmire unui astfel de grafic. În companiile cu un număr mare de angajaţi este imposibil să se urmărească dacă programul de lucru este în conformitate cu cerinţele şi necesităţile acestei unităţi.
Geocon PlanExpert este specializat în domeniul organizării muncii. Programul se îmbunătăţeşte şi modifică în conformitate cu noile reglementări şi legi. În organizaţiile în care a fost introdus regimul de muncă în schimburi GeoCon este un instrument flexibil şi funcţional care a dovedit avantajele sale.