„Haos“ în modul de creare a programului de lucru într-o companie, înainte ca totul să fie în regulă

„Haos“ în modul de creare a programului de lucru într-o companie, înainte ca totul să fie în regulă

„Haos“ în modul de creare a programului de lucru într-o companie, înainte ca totul să fie în regulă

Category : Ştiri

Încă din Antichitate oamenii au învăţat cum să folosească seminţele de floarea-soarelui, astfel încât, după procesele tehnologice de prelucrare să fie extras uleiul din ele. În zilele de astăzi, uleiul se numără printre produsele cele mai consumate în ţara şi procesele tehnologice de prelucrare se realizează în mod diferit pentru fiecare companie.
Prelucrarea acestei materii prime necesită ca schimburile de lucru ale angajaţilor să fie mai lungi, necesită rămânerea lor după program sau să fie la dispoziţie de a fi chemaţi la servici în orice moment.
Povestea pe care vă vom spune astăzi constă în experienţa împărtăşită de către managerului unei întreprinderii, care produce ulei vegetal din principala materie primă floarea-soarelui, precum şi produse intermediare – semifabricate. În compania lui lucrează profesionişti care participă în recoltarea culturilor de floarea soarelui, în extracţia uleiului şi în trasportarea lui la mai multe pieţe. Aceasta necesită un program de lucru non-stop, care depinde de programul de lucru al TIR-urilor şi a porturilor prin care compania a transportat produsul său.
Procesul de producţie a fost bazat pe înaltă tehnologie şi vânzările au crescut, dar totuşi conducerea firmei a întâlnit probleme serioase.

Ce poate împiedica succesul unei întreprinderi care funcţionează bine?

Managerul întreprinderii respective a spus că lipsa de mijloace prin care să se organizeze şi să raporteze timpul de munca a personalului, s-a dovedit a fi o problema gravă.
De exemplu, atunci când era necesară repararea echipamentelor sau existau transferuri de volume dintr-un rezervor la altul din cauza unei comenzi sau livrări urgente, aceste creau conflicte între angajaţi. Acest lucru se întâmpla din cauza vechilor metode de elaborare a programelor de lucru.
Prima şi cea mai veche metodă a constat în folosirea unui caiet mare, în care au fost înregistrate numele angajaţilor, schimburi, ore de lucru, absenţe pentru fiecare lună, iar toate calculele se efectuau cu un calculator. Se făceau multe greşeli încă din înregistrarea lor, care conducea la incoerenţa datelor, iar trimiterea lor către software-ul de salarizare, chiar nu putea avea loc.
Odata ce a aflat că aceasta metodă nu funcţionează, managerul a deciz să folosească foaia de lucru în Excel, dar a fost dezamăgit, deoarece a aflat că în acest program rândurile, coloanele şi sheet-urile sunt limitate, şi tot timpul era necesar să se creeze o nouă foaie de lucru. În Excel calculele se făceau utilizând formule în celule, iar atunci când unul dintre angajaţii avea nevoie de concediu medical, aceasta tot a fost o problemă.
În ambele metode nu a existat nici un semn care să sugereze că unul dintre angajaţii va fi absent şi că trebuie să fie înlocuit de cineva. Lipsea o bază de date unică cu o istoricul angajaţilor, precum şi reglementările din legislaţia muncii.
Singură soluţie în acest moment a fost descoperirea unui software care să rezolve toate problemele care pot interveni, privind programul de lucru, managementul şi evidenţa timpului de muncă, optimizarea procesului de lucru şi creşterea productivităţii, precum şi lipsa sau excesul de personal.

Ce măsuri a luat managerul pentru a îmbunătăţi situaţia?

Managerul respectiv a auzit de la nişte colegi de un astfel de software pentru creare program de lucru şi gestionare a timpului de muncă. Ceea ce au spus ei despre produsul este că va optimiza timpul de lucru al angajaţilor pentru fiecare lună, astfel încât să nu creeze tensiuni între aceştia şi procesul de muncă ar fi mai bine organizat.
Patronul companiei a luat decizia de a cumpăra programul şi de a folosi toate funcţionalităţile sale. Şefii echipelor din firma au fost învăţaţi să lucreze cu programul, ceea ce s-a întâmplat rapid şi uşor cu ajutorul echipului de suport tehnic de la compania GeoCon.
Foarte curând, după instalarea software-ului şi crearea primelor programe de lucru au fost optimizate procesele de lucru şi într-o etapă ulterioară s-au economisit banii care se cheltuiau pe ore suplimentare şi munca de noapte. O mare parte din angajaţii companiei au rămas satisfăcuţi , în acest sens, că au reuşit să meargă în concediu atunci când au avut nevoie de el, fără a fi afectat procesul tehnologic.
Acum managerul întreprinderii respective recomanda altor companii din sectorul de producţie, să optimizeze şi ei procesele de lucru în echipele sale, prin punerea în aplicare a programului Geocon PlanProfessional.